Megvalósulhat-e home office-ban a valódi csapatmunka?
A technológiai háttér régóta adott ahhoz, hogy számos munkakört el lehessen látni otthonról. Ennek ellenére a közelmúltig ez nem igazán volt jellemző. 2020 elején aztán megérkezett a COVID-19 járvány, ami minden korábbi szabályt felülírt. A cégek bezártak, a munka bekötözött az otthonainkba – és nagyon sokszor ott is maradt, mert így is működött. Az viszont tény, hogy a home office bevezetése számos új gyakorlat és eszköz bevezetésével jár.
Ennél azért erősebb jelszót használsz? Szuper, és ez vajon elég ahhoz, hogy védve legyen a rendszeretek?
Miért is nem alkalmaztuk eddig a home office-t?
A sikeres home office munkavégzést látva nyilván felmerül a kérdés, hogy ha ez ennyire jól működik, akkor vajon miért is nem alkalmaztuk eddig.
Nos, minden változás lassan megy végbe. Korábban is voltak haladó szellemű cégek, amelyeknél az alkalmazottak dolgozhattak otthonról, ha nem is mindig, legalább részben. Sok helyen viszont a vezetőség valamiért nem akarta elhinni, hogy ha a dolgozó nem ül ott, a szeme előtt az irodában és püföli a gépet, akkor is elvégzi a munkáját. És ez teljesen biztos, hiszen látható, hogy a feladat kész van vagy nincs.
Némileg érthetőbb indok, hogy aggódnak az adatbiztonság miatt, azonban ez a probléma is könnyen megoldható a megfelelő biztonsági protokoll bevezetésével és az alkalmazottak oktatásával (mi egyébként egészen véletlenül foglalkozunk ilyesmivel – keress minket bátran, ha szeretnéd biztonságban tudni a cégedet home office mellett is).
Mégis, sok munkáltató nagyon nehezen engedi el ezt a nonstop felügyeletet és inkább berendeli a dolgozókat az irodába, biztos, ami biztos.
Csakhogy ez egyre kevésbé működik…
Luxusból elvárás
Ahogy mondani szokták, a jót könnyű megszokni, és bizony a covid alatt hipergyorsan sikerült a hazaküldött irodistáknak hozzászokni, hogy kényelmesen dolgozhatnak otthonról. Nincs többé reggeli csúcs, nem kell 1-2 órával előbb kelni, készülődni, inget/blúzt felvenni… Amint lejár a munkaidő, már otthon is vagy, nem kell további 1 órát a dugóban tolakodni, míg hazaérsz.
És hát, valljuk be, az sem egy hátrány, ha ebédszünetben be tudsz dobni egy mosást, esetleg 2 feladat között végigtolhatod a porszívót, hogy ez se a szabadidő rovására menjen. A work-life balance még sosem volt ilyen tökéletes!
Hogy ezek után visszamenjünk az irodába? Kösz, nem. Aki megteheti, inkább másik munkahelyet keres, ahol adott a home office lehetősége, legalább heti 3-4 napban, de legjobb, ha teljes mértékben.
Ha pedig a Te céged ezt nem biztosítja, eleshetsz a legjobb munkaerőtől, ők ugyanis majd szépen máshová mennek.
A megoldás: vezesd be Te is a home office-t!
Tudjuk, sokkal egyszerűbb, ha az emberek bejárnak és a munkájukat szépen elvégzik a céges gépeken, amiken ott vannak a megfelelő szoftverek, tuti rendben vannak a biztonsági beállítások, és nem is viszik őket sehová.
Ha hajlamos vagy a mikromenedzselésre (ne legyél, nem kifizetődő, ellenben elég unszimpatikus tulajdonság), akkor bizonyára jobban is érzed magad, ha látod, ahogy a beosztottaid pötyögnek a gépeiken. Minden rendben, zajlik a munka. Bezzeg otthon lehet, hogy a levest kavargatnák.
Mire van szükség a távoli munkavégzéshez?
Akkor nézzük a dolog gyakorlati részét: mi kell ahhoz, hogy gond nélkül valósulhasson meg a cégednél a home office?
Első körben a megfelelő szoftvereket kell összeszedni:
- Egy feladatkezelőt, ahol mindenki láthatja, mi a dolga, illetve jelezheti, hogyan áll vele, delegálhatja a részfeladatokat az illetékes kollégának stb. Ez lehet a Microsoft Tasks, ClickUp, Trello, de van millió lehetőség.
- Jól jöhetnek közös jegyzetelő szoftverek, mint például a Loop vagy a OneNote, ahol ugyanazon a feladaton közösen gondolkodhatnak a munkatársak anélkül, hogy ehhez körbe kellene ülniük valamelyikük asztalát.
- Mivel vannak dolgok, amiket egyszerűbb személyesen átbeszélni, és egyébként sem árt, ha a nevekhez arcot is tud az ember társítani, a kommunikációhoz is szükség lehet olyan szoftverre, amellyel videóhívásokat tudtok bonyolítani. A Teams, Zoom, Google Meet és még jó néhány más szoftver alkalmas lehet a meetingekhez. Érdemes viszont az egyéb funkciókat is megnézned, ezek ugyanis még számos lehetőséget rejthetnek, amik jól jöhetnek – és helyettesíthetnek akár egy újabb szoftvert.
- Felhő, ahol tárolhatjátok az adatokat és ahol mindenki hozzáférhet ahhoz, ami a munkavégzéséhez kell. Valószínű (legalábbis remélem), hogy ezt már az irodában is így csináljátok, így ezzel nem valószínű, hogy külön feladatod lesz.
Aztán jöhetnek a biztonsági intézkedések.
Ez szokott lenni a kritikus pont. Számos cégnél gyakorlatilag semmi ilyesmi nincs, az alkalmazottak a saját laptopjaikon dolgoznak, ki tudja, miket nyitogatva meg, 1-2-3-4-5 jelszót használva mindenhez.
Na, EZT nem szabad így csinálni, mert óriási kockázatot vállal a cég! Tessék kialakítani egy jól működő biztonsági policyt és mindenkit alaposan megtanítani a használatára. Ehhez kellhet némi ráfordítás, de legalább biztos lehetsz abban, hogy mindent megtettél a céges adatok biztonságáért.
És NEKED vajon miért jó a home office?
Kiveséztük, hogy az alkalmazottaid miért akarnak annyira home office-ban dolgozni. Tudom, mire gondolsz: arra, hogy NEKED vajon miért jó, ha ezt megengeded nekik.
Nos, az egyik okot már érintettük: azért, mert ha nem biztosítod a lehetőséget, a legjobb munkaerő majd elmegy máshová, ami miatt a Te céged nem fog tudni úgy teljesíteni, ahogyan szeretnéd, lemaradhat a konkurencia mögött (aki valószínűleg home office-ban foglalkoztatja azokat a jó szakembereket, akik nem hozzád mentek, ugye).
Egy másik ok, hogy rengeteget spórolhatsz a home office-szal. Gondolj bele, nem kell irodát fenntartani, nincs rezsi, bérleti díj, nem kell a bejárást téríteni a dolgozóknak. Akkor fogod igazán látni, hogy ez mennyit számít, ha nem kell ezekre költened.
Az sem elhanyagolható, hogy elégedettebbek lesznek a dolgozóid. A legtöbb embernek ugyanaz a baja a munkával: hogy megeszi az életét. A home office-szal sokkal könnyebb a munka-magánélet egyensúlyt megteremteni, amikor az ember végre úgy érezheti, más is belefér a hétköznapjaiba a munkán kívül. Az ilyen munkahelyeket éppen ezért sokkal inkább megbecsülik az alkalmazottak és lényegesen kisebb a fluktuáció, mint az on-site cégeknél.
Az átállás nehéz, de megéri.
A home office-ra való átállás lehet, hogy nem mindig zökkenőmentes, és igényel némi pénz- és energiabefektetést a cég részéről. Az azonban egyértelmű, hogy hosszú távon sokat nyerhetsz vele, ha megadod ezt a kis extrát a dolgozóidnak.
Ha segítségre van szükséged a megvalósításhoz, keress minket bátran!
