A covid-19 járvány óta a home office munkavégzés kérdése megkerülhetetlen számos cég számára. A vírushelyzetnek már vége, a home office igénye azonban maradt munkavállalók részéről. Ennek következményeképpen a cégek számára folyamatos dilemma az otthoni munkavégzés, valamint az ezzel járó kihívások, előnyök és hátrányok felmérése.
Home office: engedni vagy nem engedni?
Tény: számos munkavállaló élte meg pozitívan a home office időszakot és érezte úgy, hogy nagyban hozzájárult a munka-magánélet egyensúlyának helyrebillentéséhez. Érthető tehát, hogy az emberek nagy része nem szívesen menne vissza az irodába, ráadásul be is bizonyosodott az utóbbi években, hogy a munkát igenis el lehet végezni hatékonyan otthonról is.
Szintén tény, hogy a home office lehetősége jó néhány munkavállaló számára nem egy egyszerű vágy, hanem elvárássá alakult. Azok a dolgozók, akik piacképes tudással rendelkeznek, könnyedén állnak tovább, ha elveszítik az otthoni munkavégzés kényelmét, ami pedig komoly és nehezen pótolható veszteséget is jelenthet a cégeknek, főleg, ha jelentősebb számú alkalmazott dönt hasonlóan.
A másik oldalról ott vannak azonban a munkáltatói oldalon jelentkező nehézségek és problémák, amik automatikusan felmerülnek, ha a dolgozók nem járnak be az irodába.
Milyen kihívások merülhetnek fel céges oldalon?
- Adatbiztonság: a home office-ban dolgozó munkavállalók számítógépei és más eszközei a céges hálózattal kapcsolódnak össze, ennek következtében a céges adatok veszélybe kerülhetnek.
- Nem megfelelő eszközök: problémát jelenthet, ha a munkavállaló saját laptopja vagy asztali gépe kevés ahhoz, hogy a szükséges programok gond nélkül fussanak rajta – gondolunk itt akár a kapcsolattartáshoz szükséges szoftverekre is.
- A kontroll hiánya: számos munkáltató fél a teljesítmény drasztikus visszaesésétől, ha a dolgozók kiesnek a munkahelyi környezetből, hiszen otthon sok minden terelheti el a figyelmüket.
- A morál fenntartása: sokkal nehezebb biztosítani a csapatmunkát, egyáltalán fenntartani a csapat-jelleget, ha a kollégák nem találkoznak személyesen.
Ezek a problémák ugyanakkor nagyrészt orvosolhatók, ha kellőképpen felkészíted a céget – és persze a dolgozókat – a távmunkára.
Az eredmények ellenőrzése
Talán az eredmények visszaeséséttől való félelem az, amit a legkönnyebben lehet oldani a home office munkavégzés esetében.
Az, hogy a munkatársak nem ülnek bent az irodában, nem jelenti azt, hogy nem is dolgoznak. Sőt, kapaszkodj meg, az, hogy bent ülnek, sem jelenti, hogy nyolc órán keresztül tényleg aktívan dolgoznak. Az irodában végzett munka közben is felállnak, kimennek rágyújtani, enni valamit, mosdóba, kávézni, trécselnek egy kicsit a kávéfőző mellett, szívnak egy kis friss levegőt. Ezek apró szünetek, együttesen azonban kitehetnek akár két-három órát is a munkanapból, anélkül, hogy észrevennéd.
Ha a munkavállaló otthonról dolgozik, akkor nem a kolléganővel fog trécselni a kávéfőző mellett, hanem esetleg berak egy mosást, odateszi az ebédet, felporszívózza a nappalit stb. Nagyságrendileg azonban valószínűleg pontosan ugyanannyi időt fog nem munkával tölteni, mintha bent dolgozna az irodában, csak a pótcselekvések helyett házimunkával próbál meg haladni.
A cégeket tehát jó eséllyel semmiféle hátrány nem éri emiatt, az elvégzett munka mennyisége ugyanannyi lesz, amit egyébként az eredmények folyamatos monitorozásával igazolhatsz is magadnak. Az ugyanis mindenképpen látszani fog, ha munka nincs elvégezve időben, ebben az esetben pedig még mindig vissza lehet vonni az olyan engedményeket, mint például a home office – méghozzá jogosan.
A morál fenntartása
A morál és a csapatszellem fenntartása tökéletesen megoldható azzal is, ha bizonyos időközönként csapatépítőket szervezel, esetleg havonta egy-két, irodában töltött napot beiktatsz, hogy mégiscsak maradjon valamilyen személyes kapcsolat a munkatársak között. Napi szinten erőltetni a bejárást csak emiatt, teljesen értelmetlen, mellesleg kontraproduktív is lehet.
A nehezebb kérdés: eszközök és biztonság
Az előző kettőnél sokkal érthetőbb aggodalom, hogy vajon miként biztosítható a céges adatok biztonsága, ha a munkatársak nagy része távolról dolgozik, és hogyan lehet megoldani azokat a problémákat, amik abból adódnak, hogy nem megfelelő minőségű a dolgozók otthoni eszközparkja.
Legtöbben így csinálják – de ez nem jó
A legtöbb cégnél a home office úgy néz ki, hogy egyszerűen csak hazaküldik az alkalmazottakat, hogy dolgozzanak a saját laptopjukról. Ez a lehető legrosszabb, amit tenni lehet, ugyanis gyakorlatilag tökéletesen kiszolgáltatod a céged adatait – azok sorsa a dolgozók kiberbiztonságban való jártasságán (ami gyakran nullához konvergál), vagy a vakszerencsén fog múlni.
Ez elég rosszul hangzik, éppen ezért biztatnánk arra, hogy Te állj egy kicsit másképp ehhez a témához, és foglalkozz komolyabban azzal, hogy megteremtsd a home office ideális feltételeit.
Mit tehetsz azért, hogy biztonságos legyen a cégednél a távmunka?
- Céges eszközök biztosítása. A legegyszerűbb megoldás, ha a távmunkához biztosítasz céges laptopot is. Ez persze óriási kiadásnak tűnik, azonban hosszútávon hatékonyabbá teszi a munkavégzést: nem merül fel a nem megfelelő minőségű eszközök problémája, és a biztonságot szolgáló beállításokat, szoftverek telepítését is előre el lehet végezni.
- A tudás előny. Azt sem árt, az otthonról dolgozó alkalmazottak kapnak egy gyorstalpaló képzést adatbiztonságból, hogy átláthassák, mik jelentenek biztonsági kockázatot, és mit kell tenniük ezen kockázatok elkerülése érdekében.
- A szabályok lefektetése. Legyenek tiszta és világos, mindenki számára ismert protokollok a biztonságos munkavégzés érdekében: jelszavak lecserélésének ideje, frissítések letöltése, mit lehet vagy nem lehet csinálni a céges laptopon stb.
- VPN-kapcsolat használata. A VPN egy elengedhetetlen biztonsági megoldás a home office-ban dolgozók számára, mert lehetővé teszi a biztonságos távoli hozzáférést a céges hálózathoz. Biztosítja, hogy az adatok csak azok között oszthatók meg, akiknek jogosultságuk van rá, valamint segít megvédeni a home office-ban dolgozó munkavállalók eszközeit az interneten keresztül terjedő vírusoktól, malwarek-től és más rosszindulatú programoktól.
- Felhasználói engedélyek felülvizsgálata. A biztonság egy fontos alappillére, hogy szigoríts a felhasználói engedélyek osztogatásának menetén. Csak azok a munkavállalók férjenek hozzá az adatokhoz, akiknek az feltétlenül kell a munkájukhoz, ne legyen mindenkinek hozzáférése mindenhez! Így sokat csökkenhet bármilyen nemű biztonsági kockázat.
Sok munka, de megéri
A fentiek alapján érthető módon felmerül a kérdés: nem egyszerűbb egyszerűen csak megkövetelni az irodában történő munkavégzést? A biztonságos home office körülményeinek megteremtése pénz- és energiabefektetéssel jár, miközben ott van az a lehetőség is, hogy dolgozzon mindenki az irodában.
A válasz pedig az, hogy de, valószínűleg egyszerűbb lenne, csakhogy a munkavállalók egyre kevésbé tolerálják a teljes irodai jelenlétet. Ha te jó szakembereket veszítesz el amiatt, hogy nem ülsz fel a home office vonatra, a konkurenciád malmára hajtod a vizet, ugyanis a nálad felmondott emberek jó eséllyel ott fognak kikötni.
Nem szabad elfelejteni, hogy nemcsak piaci szereplő, hanem munkáltató is vagy, az üzletben pedig akkor tudsz sikeres lenni, ha meg tudod tartani a legjobb munkaerőt. Éppen ezért fontos, hogy vedd figyelembe a munkavállalók igényeit – melyek közül egy a home office.
