Sokszor hangsúlyoztuk már, hogy az automatizáció optimalizálja a céges folyamatokat, megkönnyíti az alkalmazottak munkáját, gyorsabbá és gördülékenyebbé teszi a munkavégzést. Ennek ellenére nagyon gyakran látjuk azt, hogy számos cég nem használja ki az automatizációban rejlő lehetőségeket, sőt: kifejezetten elavult módszerekkel dolgoznak, és rengeteg fölösleges munkát végeznek.
Automatizálni érdemes
Magyar cégeknél sajnos meglehetősen gyakori, hogy még mindig emberek, papír alapon végeznek olyan feladatokat, amit egy szoftver a másodperc törtrésze alatt tudna megcsinálni, ráadásul jó eséllyel jobban: az emberek nem gépek, figyelmetlenségből adódóan olykor hibázhatnak, míg a szoftverekkel ilyesmi nem fordul elő.
A programnak nincs rossz napja, nem fáradt, nem néz félre egy sort stb. Arról nem is beszélve, hogy sokkal rövidebb idő alatt tud nagyobb mennyiségű feladatot elvégezni, mint egy ember.
Az automatizáció arra jelentene elsősorban lehetőséget, hogy a humán erőforrás kapacitását a komplexebb feladatokra használjuk ki, ez egyszerűbb, monoton feladatokat pedig bízzuk az automatikára. Ezáltal a cég gördülékenyebben, kevesebb hibával, mégis gyorsabban tudna dolgozni.
Akkor miért nem csinálja ezt mindenki?
A vállalkozásoknál, különösen a kkv-szektorban egyfajta általános ódzkodás figyelhető meg az automatizációval kapcsolatban. A végtelenségig húzzák az új módszerek bevezetését, gyakran évekig tartanak fenn olyan munkafolyamatokat, amikről maguk is tudják, hogy elavult.
Nagyon gyakori jelenség, hogy a vezetőség tisztában van vele, hogy létezne egyszerűbb, szoftveres megoldás, mégsem alkalmazzák. Leggyakrabban a pénzre hivatkozva utasítják el az automatizációs lehetőségeket, azonban, ha teljesen őszinték akarunk lenni, ezen kívül is számos olyan ok van, amíg egy nyitottabb vezetőt is eltántorít az újításoktól.
1. Általános információhiány
Legyünk őszinték: a digitális fejlődést nagyon nehéz követni annak, aki nem ezen a területen tevékenykedik. Naponta jönnek ki újabb és újabb szoftverek, folyamatosan találnak ki jobb és modernebb megoldásokat: ember legyen a talpán, aki folyamatosan képben tud maradni ezekkel a megoldásokkal a saját szakterülete mellett.
Számos cégvezetőnek egyszerűen ötlete sincs, hogy merre kellene elindulni az automatizáció terén. Tudja, hogy segítené a cége működését, tudja, hogy jobb lenne, ha modernebb megoldásokat vezetne be, azzal azonban nincs tisztában, hogy milyen szoftver lenne ideális számára, mi felel meg az igényeinek. Így egyszerűbb azt mondani, hogy inkább hagyjuk az egészet, eddig is működött a cég a régi módszerekkel, ezután is fog.
2. Az alkalmazottak általános ódzkodása
Maguk a dolgozók se mindig örülnek annak, ha új rendszereket kell megtanulniuk használni, még akkor sem, ha ezek a mindennapokban segítik a munkájukat.
A betanulási időszak ugyanis sokszor káoszt hoz magával, ráadásul eleve nehezen fogadhatják el a megszokott munkafolyamataik megváltoztatását, nem örülnek annak, ha változtatniuk kell a napi rutinjukon. Számos vezető dönt úgy, hogy inkább békén hagyja őket, és nem újít.
3. Az átmeneti káosz leküzdése
Ahogy már az előbb is utaltunk rá, hiábavaló lenne tagadni, hogy egy teljesen új rendszerre való átállás bizony megakasztja a céges mindennapokat, eleinte kicsit talán akadályozza is a munkavégzést. Ez azonban csak egy átmeneti állapot, addig tart, amíg az érintettek meg nem tanulják a rendszer használatát.
Mint egy forgalmas út felújítása: mindenki tudja, hogy itt lenne az ideje a tatarozásnak, mindenki szeretne szép, sima utat, de közben rosszul vannak, ha csak belegondolnak, hogy a munkálatok ideje alatt mekkora dugók lesznek reggelente. Sajnos azonban ezen mindenképpen át kell esni ahhoz, hogy új, tükörsima aszfalton járhassanak az autók. Ugyanígy az automatizáció kezdeti nehézségeit is túl kell élni ahhoz, hogy utána zökkenőmentesebbek legyenek a munkafolyamatok.
4. A beruházás – hiszen egyébként is sok a kiadás!
Egy cégnek mindig van mire költeni, a jelenleg jellemző, folyamatos drágulások mellett pedig a vezetők nehezen veszik rá magukat arra, hogy olyasmikre költsenek, amire nem lenne muszáj.
Így kerülnek a prioritási lista végére olyan, egyébként fontos dolgok, mint például az automatizáció. A vezető pontosan tudja, hogy ez segítené, hatékonyabbá tenné a cége működését, ami növelhetné a bevételt, első lépésben azonban kiadással jár, amit még akkor is fél meglépni, ha tudja, hogy az intézkedés visszahozza az árát.
5. „Nálunk nincs mit automatizálni”
Az információhiány nagyon sokszor visszatartó tényező. Akadnak olyan vezetők, akik nincsenek is igazán tisztában azzal, hogy az ő területükön is opció lehet az automatizáció.
Vannak, akik számára magától értetődik, hogy igyekeznek élni a technika nyújtotta újabb és újabb lehetőségekkel, de vannak, akik kevésbé érdeklődőek ezen a területen, így nincsenek képben azzal kapcsolatban, hogy számunkra egyáltalán opció lehet néhány folyamat automatizálása.
6. Bizalmatlanság
Szintén gyakori aggály, hogy vajon mennyire megbízhatóak ezek a rendszerek, gondolunk itt biztonsági szempontokra, illetve arra is, hogy tényleg zökkenőmentesen tud-e zajlani a munka ezek használatával.
Bizonyára mindenkinek ismerős a szituáció, amikor a munkahelyen valamiért megáll a szoftver, amin dolgozni kellene, és az egész cég munkavégzése úgy, ahogy van, megbénul. Az automatizációval kapcsolatban a vezetők gyakori rémálma, hogy a bevezetett újítások után majd napi szinten fognak így járni, mert elmegy az internet, mert valami megáll, valami nem úgy működik, ahogy gondolnák. Számos esetben ezért maradnak inkább a hagyományos megoldások mellett, akkor is, ha az lassúbb, költségessebb és jobban foglalja az emberek kapacitását is.
Az előnyök hosszabb távon érvényesülnek
Az automatizációval kapcsolatban meg kell értenünk azt a tényt, hogy az előnyök hosszabb távon fognak érvényesülni. Természetesen lesznek olyan pozitív hozadékai, amik azonnal láthatóak: egy online bejelentkezési rendszer esetében például azonnal észrevehető lesz, hogy a recepciós jóval kevésbé leterhelt, mert ritkábban hívják telefonon időpontot kérni.
Egy irodai program kezelő szoftvernél azonban az első hetekben szinte biztosan azt fogjuk tapasztalni, hogy nem találjuk, amit keresünk, ha bármilyen akadályba ütközünk, azt nehezebben oldjuk meg, mint korábban. Ez azért van mert az új szoftvert még nem ismerjük, nem vagyunk tisztában a funkcióival, így magunk is gyakrabban hibázunk. Ez az a korábban említett átmeneti időszak, amit át kell vészelni, utána azonban egyértelműek lesznek az előnyök.
Ne maradjon el a betanítás!
Ha az automatizációt oktatással is megtámogatjuk, azaz nem csak bedobjuk a mélyvízbe a dolgozókat, hanem egy átfogó képzést is nyújtunk nekik a rendszer használatáról, sokkal gördülékenyebb lehet az átállás. Ezt sok cég kispórolja az automatizációs beruházásból, pedig nagyban megkönnyítené mindenki dolgát.
Nem győzzük hangsúlyozni, hogy az automatizáció nem kiadás, hanem befektetés: olyasmi, ami gyorsan visszahozza az árát, legalábbis akkor, ha tudatosan csinálják. A megfelelően kiválasztott és testreszabott szoftver megtérülése nem fog sokáig várat magára.
Biztonsági szempontból minél modernebb a rendszer, annál valószínűbb, hogy illetéktelenek nem tudnak hozzáférni semmihez. Az új megoldásoknál pedig már a gyakori meghibásodás sem jellemző, így fölösleges attól tartani, hogy a különböző hibák túl gyakran akasztanák meg a munkát. Kifogások helyett inkább érveket keress – ideje lépést tartani a korral!
