fbpx

„Te tudod, ez a feladat mi is volt…?” – amit nem akarsz, de nem is kell többé hallanod

Tegyük fel, hogy modern, XXI. századi módon nem cetliken vezeted a feladataidat, hanem használsz valamilyen todo applikációt. Egy kérdésem van: volt-e már olyan élményed, hogy megnyitottad az appot, ránéztél egy feladatra, és az egyetlen gondolatod az volt, hogy “hát ez meg mi”? 

Nem mondanám ezt egyedi esetnek: szinte mindannyiunkkal megesik, hogy munka, vagy bármilyen más tevékenység közben épp nincs időnk jegyzetelni, briefelni, részletes leírást készíteni. Ha valamiért munkaidőn kívül is felveszed a telefont, jó eséllyel akkor sem fogsz nagybevásárlás közben nekiállni még telefonon jegyzeteket készíteni. 

Nagy eséllyel ilyenkor megkéred a beszélgetőpartnered, hogy „küldj erről egy levelet”. De ha meg is teszi, azzal sem azonnal fogsz foglalkozni, mert épp bevásárolsz, kutyát sétáltatsz, vagy valami teljesen más projektben vagy elmerülve. Így az e-mail elveszik az inboxodban, és hetekkel később, amikor foglalkozni kellene a feladattal, már nem fogsz emlékezni, hogy a sebtében a todo listára firkantott rövid feladatcím vajon mihez kapcsolódik. 

Ha csak a saját feldataidat szervezed, akkor ez egy kínos helyzet, nyilván kényelmetlen.  

Azonban ha egy teljes csapatért felelsz, és nem csak nem ismeretlen a helyzet, de azonnal fel tudod idézni mikor is történt hasonló utoljára, akkor szervezetszintű a baj. 

Most, hogy az alaphelyzetet átvettük, térjünk át arra, hogyan oldhatod meg ezt nagyon, de nagyon egyszerűen. 

Rendezett feladatlistához rendszerben kell gondolkodnod 

Ideális esetben amikor nekiállsz egy feladatnak, egyből a rendelkezésedre áll minden információ. Pontosan mit kell csinálnod és kinek, milyen részfeladataid vannak, kit kell bevonnod, milyen extra infókat beszéltél meg az ügyféllel. 

Arra még a legtöbb todo alkalmazás se képes, hogy mondjuk egy e-mailt azonnal felvegyen a listára, képes legyen értelmezni mondjuk azt, hogy a levél tárgya legyen a feladat, hogy a feladatból azonnal megtaláld a teljes levelezést. 

Ezt az egyébként nagyon egyszerűnek hangzó funkciót akkor tudod megélni, akkor tudod a feladataidat tényleg rögtön, telefonról két tapintással rendezni, hogy aztán hetek múlva is a helyén legyen minden, ha rendszerben gondolkodsz. Ha nem tizenöt különféle, nyílt forráskódú appot és szoftver használsz, hanem olyanokat, amiket eleve egy környezetbe (vagy ahogy az IT-ban tisztelik, ökoszisztémába) fejlesztettek. 

Ezt tudja a ToDo, a Planner és az Outlook 

…többek között, mert egy sor további szoftvert is bevonhatsz persze a munkaszervezésbe a Microsoft CSP tárházából. 

A kulcs az, hogy a szoftverek, amiket használsz, ismerjék egymást, kompatibilisek legyenek, természetes módon legyenek képesek cserélni, és ha már idáig eljutunk, valós időben frissíteni az információkat egymás között. 

Azzal, ha ezt a néhány szoftvert használod egyszerre, nem egyszerűen szervezhetsz és priorizálhatsz, egy-egy kattintással teljes átjárásod lesz a leveleid, feladataid, jegyzeteid között.  

Vagyis mindig, akár hetekkel, hónapokkal később is minden létező fontos információt meg fogsz találni, akkor is, ha egy bevásárlókocsit tolva épp csak 15 másodperced volt arra, hogy egy taskot elkönyvelj. 

Ezzel csapatszinten is elkerülheted azt, hogy az infók, amiket az egyik kolléga lejegyzett, csak nála legyenek meg, és emiatt csússzanak feladatok, vagy ami még rosszabb, telefonálgatni kelljen. 

Röviden: ha kompatibilis programokat és szoftvereket használsz a mindennapi, apró feladatokhoz is, közelebb kerülsz a határidők betartásához, a pozitív ügyfélélményhez, és távolabb a káosztól.