A te csapatod hány alkalmazást, szoftvert használ a napi munkához? Hármat, ötöt? Tízet? Nagy rá az esély, hogy tévedsz – úgy egy nagyságrendet, és amiről nem tudsz, az az úgynevezett “shadow IT”. Saját megoldásokat persze mindenki használ a mindennapokban, de ha ez már kockázatot jelent a cégednek, akkor policy-szinten kell lépned – és úgy, hogy a napi munkát kényelmesebbé tedd.
Először is érdemes gyorsan tisztáznunk a shadow IT fogalmát.
Ezzel az ernyőfogalommal azokat az alkalmazásokat és szoftvereket jelöljük, amiket az alkalmazottaink, a céges csapat a céges munkához használ, viszont úgy, hogy arról nincs tudomása a cégnek.
Példaként említhetjük a munkatársak saját feladatszervező megoldásait, privát felhőtárhelyeket, ahol céges projektek elemeit tárolják, vagy épp a magán laptopra telepített levelezőklienst, amin keresztül csatolmányban küldenek céges fájlokat.
A felmérések szerint egy átlagos alkalmazott 17 alkalmazást használ a munkához.
Milyen legyen a policy?
A shadow IT megjelenése nem vezethető vissza egyetlen, jól meghatározható okra – természetes módon jelenik meg, hisz mindenki használ a mindennapjaiban egy sor különféle alkalmazást, amire aztán “átszűrődnek” a céges feladatok.
Célszerű tehát átfogó megoldásban gondolkodni.
Első lépésben azt kell sorra vennünk, hogy mire van szüksége a kollégáknak, mi az, amit a céges feladatok elvégzéséhez használnak, mert nincs rájuk céges megoldás. Ilyen lehet a levelezés, a mindenhonnan elérhető felhőtárhely, a kollaboratív, vagyis közös munkavégzésre használt online platformok, feladattervezők és így tovább.
Azt sem árt felmérni, hogy milyen hardvereket használnak a munkára a kollégák – például saját, otthoni PC-t, laptopot, mobiltelefont és így tovább.
Ha felmértük, hogy valójában mi is kell a céges munka hatékonyságához, akkor kezdhetünk a megoldás keresésébe.
Így tarthatod kézben a céges IT-t
Az iránymutatás nélkül használt különféle szoftverek miatt nem csak szervezési és kompatibilitási gondok merülhetnek fel, de adatbiztonsági kérdések is. Értelemszerűen nem szerencsés az, ha privát fiókokban, merevlemezeken tárol bárki céges projekteket, ügyfélinformációkat, pláne, ha azokat nem egyedül használja, esetleg nyilvános hálózatokra csatlakozik vele és így tovább.
Egy hatékony céges policy-nek tehát az alábbiakra kell kitérnie:
- A munkához pontosan milyen szoftvereket használhatnak a kollégák?
- Milyen eszközöket és hardvereket használhatnak, illetve azokat hogyan kezeljék?
- Ki az, aki mindezt ellenőrizheti, segítséget nyújthat, jogosultságokat oszthat ki?
És persze azt, hogy saját eszközöket egyáltalán használhatnak-e, és ha mire, akkor hogyan – és hogy milyen mértékben használhatják a céges eszközöket magáncélra.
Közös digitalizációval hatékony a munka
A policy kidolgozása nem egyedül a cégvezető feladata, sőt, ha egy személy mondja meg, mi hogyan legyen, nem is várhatunk jó megoldást.
Először is fontos, hogy a megoldásokat a munkatársakkal együtt találjuk meg – ők azok, akik mindezeket a szoftvereket és hardvereket a mindennapokban használják, ők tudják, milyen funkciókra van szükségük, hogyan tudnak a leghatékonyabban együtt és magukban dolgozni, hogy milyen problémákat vagy hiányosságokat hidalnak most át shadow IT-megoldásokkal.
Másodsorban, praktikus lehet egy digitalizációs szakértővel is beszélni, aki a felmért igények alapján könnyedén tud új, kompatibilis megoldásokat ajánlani.
Ilyen lehet például a Microsoft 365 vállalati rendszere, ami a fent konkrétan említett problémákra egy helyen ad megoldást, de koránt sem biztos, hogy egy adott cégnek vagy csapatnak pont ez lesz az ideális. A megoldást valószínűleg az a szakértő tudja majd felkínálni, aki a piacon elérhető minden céges alkalmazásrendszert pontosan ismer.
