Korábban beszéltünk már arról, hogy egy átlagos alkalmazott munkaidejéből mennyit vesz el egy-egy kisebb megszakítás, mint mondjuk egy váratlan telefonhívás, és arról is, hogy mennyit töltünk ténylegesen hasznosan egy átlagos munkanapból. Most beszéljünk arról, hogy a klasszikus „munkaidő” fogalma mennyire nincs köszönőviszonyban az eredményorientált működéssel, és hogy mi a hatékonyság igazi alapvetése…
Azt már tudjuk, hogy egy hagyományos 8 órás munkanapnak kevesebb, mint a felét tölti egy átlagos ember tényleges, értékteremtő munkával – nem azért, mert lusta vagy hosszú az ebédidő, egyszerűen lehetetlen átlagosan ennél többet kisajtolni valakiből, aki nem egy konkrét robot.
Baj-e vajon ez?
A jelenség általános, a legsikeresebb vállalatoknál ugyanúgy jelen van, mint a kudarcra ítélt cégeknél. Tehát az, hogy a valóságban nem dolgozzuk végig 8 óra minden másodpercét, az eredményekre nincs közvetlen hatással.
Van-e ilyen körülmények között értelme a klasszikus „munkaidőnek”?
Nem sok.
Cyril Northcote Parkinson brit történész 1955-ben publikált egy esszét az Economistban, amiből megszületett Parkinson törvénye. Ez a Wikipédia szerint így hangzik:
„a munkavégzést mindig addig húzzák, hogy kitöltse az elvégzendő feladat rendelkezésére álló időt”.
Ez gyakorlatilag azt jelenti, hogy ha adsz valakinek egy feladatot vezetőként, amiről nem tudod, hogy mennyi időbe telik megoldani, de ő szakemberként tisztában van azzal, hogy ez a feladat nagyjából egy órát vesz igénybe. Akkor elképzelhető, hogy ő akkor is rá fogja szánni a teljes délelőttöt, ha nincs rá szükség, hiszen a vezető határozta meg ezt a határidőt.
Még csak nem is lustaságból vagy rosszindulatból. Egyszerűen annyi idő alatt fogja leadni a munkát, amennyire lehetősége van. Lehet, hogy többet piszmog, többet ellenőriz, jobban átgondol dolgokat, de ettől még nem lesz hatékonyabb.
A hatékonyságot rengeteg minden javíthatja – a leblokkolás az óránál pont nem ilyen. Ellenben a támogató környezet, a bizalom, az asszertív vezetői kommunikáció, a fejlődésre ösztönzés például igen.
Csakúgy, ahogy a megfelelő munkaeszközök feltétel nélküli biztosítása.
Feladatokat elvégezni, a munkánkat jól végezni jó érzés. Endorfint termel. A fizetésemelés, előléptetés, dicséret hasznosak, de alapvetően egy szakember a szakterületén akkor érzi magát a legjobban, amikor elvégez egy feladatot, méghozzá jól. (És utána bezárja a 31 darab Chrome böngészőablakot, amit ahhoz használt…)
A jó hír az, hogy van egyszerű megoldás arra, hogy ezt az érzést általánosítsuk diktatórikus kontroll nélkül.
Nagyon, nagyon egyszerű.
Lényegében ez a Planner és a To Do – egy KKV-nak nem kell saját fejlesztésű CRM rendszer ahhoz, hogy hatékonyan tudjon működni akkor is, ha épp a csapat fele home office-ban, vidéken vagy külföldön dolgozik.
A lényeg, hogy az eredményeket figyeljük. Ne azt próbáljuk meg megjavítani, ami nem törött el. Ha egy alkalmazott pontosan elvégzi a feladatokat, amiket adunk neki, ha hatékony, ha értéket teremt, teljesen mindegy, hogy ezt 5 perc vagy 8 óra alatt teszi meg. Viszont tudnia kell követnie a feladatokat, tudnia kell adott esetben segítséget kérni – és tudnia kell, hogy mivel mennyi idő alatt végez. Ahogyan persze a vezetőnek is, csak épp nem azért, hogy bármikor számonkérhesse, hanem hogy a kapacitásának megfelelően terhelje.
A Planner és a To Do elképesztően egyszerű alkalmazások, amik ráadásul kompatibilisek mindennel a Microsoft 365 ökoszisztémán belül – valamint ellátják mindezt a feladatot. Nem véletlenül használja ezeket a SmartMind csapata is a mindennapi munkavégzéshez.
És nem véletlen, hogy ezeket az alkalmazásokat kínáljuk fel mi is a partnereinknek.
