Az vitán felül áll, hogy ha valaki egy úgynevezett „nyolcórás munkanap” keretein belül dolgozik, nem dolgozik ténylegesen nyolc órát. De hogyan tehetjük akkor tényleg hatékonnyá?
Az elmúlt években valószínűleg legtöbbet hivatkozott kutatást a Vouchercloud készítette az Egyesült Királyságban – kétezer munkavállaló megkérdezése alapján az jött ki, hogy 8 órából a valóságban valamivel kevesebb, mint hármat dolgozunk ténylegesen (2 óra 53 percet egészen pontosan).
Ez radikálisan alacsonynak tűnhet, amíg meg nem nézzük a listát arról, hogy helyette mit csinál az átlag kolléga.
A legtöbb idő ezekkel megy el például:
- Híroldalak böngészése (1 óra 5 perc)
- Közösségi média (44 perc)
- Munkához nem kapcsolódó beszélgetések a kollégákkal (40 perc)
- Álláskeresés (!) (26 perc)
- Cigiszünetek (23 perc)
Arról, hogy miért álláskereséssel megy el a munkaidő majdnem 5 százaléka, inkább egy HR-est kellene megkérdezni, minket most inkább a produktivitás érdekel. Nézzük hát, mire jutott egy másik, 2017-es kutatás, a kaliforniai Irvine Egyetem szintén sokat idézett kísérlete, ami megmutatta, hogy valamilyen a munkát megszakító esemény – például egy beérkező e-mail – után körülbelül 20-25 percig tart „visszaállnunk” mire ugyanúgy tudunk a feladatainkra koncentrálni.
Vagyis, ha egy nap beesik három random e-mail, egy óra koncentrált munka esik ki.
Nyilván van átfedés a nem munkával töltött, illetve a random feladatok miatt kieső nem hatékony percek között – de a lényeg az, hogy ha ezeket a kutatásokat elolvassuk, arra a következtetésre juthatunk, hogy egy szellemi munkát végző szakember valójában a nap nagyon kis részében hatékony.
Ez nem lustaságból vagy hasonló okokból adódik, így vagyunk felépítve. Az agyunk arányosan a legtöbb energiát használja fel, ezért a szervezetünk szereti pihentetni. Ezért esik nehezünkre 45 percnél tovább előadásokra vagy meetingekre koncentrálni is.
A biológiát (még) nem tudjuk megváltoztatni. Amit tehetünk: hogy biztosítjuk, hogy a valóban hatékony munkaidő ne olyan feladatokkal teljen, amikre pazarlás időt szánni.
Kevesebb megszakítás, hatékonyabb munka
A legkézenfekvőbb lehetőség természetesen az, ha első körben csökkenjük a különféle zavaró tényezők előfordulását – ide tartoznak a különféle „egyperces” teendőket tartalmazó levelek, meetingek egyeztetése miatt indított telefonhívások és így tovább.
Ezek könnyű szerrel kiiktathatóak egyszerűen azzal, ha megfelelő szoftvereket használunk a mindennapi munka szervezésére. Például:
- Ha a háttérben fut egy Teams, ahol megfelelő csapatokra osztva minden kolléga aktívan fent van, beállíthatjuk, hogy munka közben ne zavarjon meg értesítésekkel, de amikor ellenőrizzük, mi történt, látni fogjuk, milyen projektben, milyen ügyben, ki, mikor és mivel fordult hozzánk. Az üzenet azonnal „elér”, mégis csak alkalmas pillanatban zavar meg.
- A megfelelő levelezőrendszer, így például egy jól integrált Outlook használatával ugyanígy az e-mailek is kiesnek az instant zavaró tényezők közül, sőt, a levelek adott beállításoktól függően akár automatikusan a todo listába is bekerülhetnek anélkül, hogy manuálisan bármit állítanunk kellene.
- Egy automatikus megbeszélésfoglaló rendszerrel, mint amilyen a FindTime, a legtöbbször semmilyen interakcióra nincs ahhoz szükség, hogy meetinget egyeztessenek velünk.
Második lépésben pedig a gépies, ismétlődő napi rutinfeladatokat érdemes „kiiktatni”, amikre egyszerűen nem éri meg egy szakember munkaidejét pazarolni, pláne azt, amiben koncentrált értékteremtést végezhetne robotolás helyett. Ezt megtehetjük például azzal, ha…
- Egy olyan, akár csapatokon átívelő folyamatokat is kezelni képes szoftverben egyszerűsítjük le az ügyfélszolgálattól a szabadságok kivételéig és a leltározásig minden hasonló belső ügyintézésünket, mind a Lists.
- A tényleg gépies folyamatokat, mint a dokumentumok feltöltése X helyre, értesítések kiküldése taskok állapotváltozásakor, üzenetek lementése a jegyzetek közé, a Power Automate például tökéletesen képes átvenni a terhet az embertől.
A szakember ideje, amit értékteremtésre tud szánni, véges. Ha viszont egyengetjük az útját, és megfelelő szoftveres környezetet biztosítunk neki, ez az idő elképesztően hatékonyan fog telni.
