Egy átlagos, közepes méretű cégnél már egy sor olyan munkafolyamat működik, amik nem csak komplexek, de átívelnek a különféle csapatokon is, vagy épp minden alkalmazottat érintenek. És ezeket a folyamatokat általában egy sor Excel-táblában vezetik. A táblázatok nagyon hasznos eszközök – csak épp már egy kicsit is népesebb csapatnál sem képesek kiváltani nem, hogy egy CRM rendszert, de még egy egyszerűbb szervezőalkalmazást sem.
Mik azok a folyamatok, amik sokszor landolnak ilyen módon táblázatokban – amik aztán a végtelenségig burjánzanak, a fájlnevekben egyre több lesz a megkülönböztető jelző, karakter és szám, aztán HR-es legyen a talpán, aki megtalálja, hol vezette a két évvel korábbi betegszabadságokat.
De a visszakövethetőség még csak egy probléma. A közös munka egy másik, mert ezeknél a folyamatoknál nem csak egy embernek kell rálátnia a vezetett adatokra és infókra.
Jobb esetben ezek a táblák nem offline “vezetődnek”, hogy aztán e-mail-csatolmányként végezzék, visszakereshetetlen káoszban, hanem valamilyen felhőrendszerben. De finoman szólva még így sem ideális megoldás ez arra, hogy közösen kövessünk leltárakat, a toborzási folyamatokat, szabadságokat vagy épp céges pénzügyeket.
Rendben, a probléma adott, a frusztráció megélt – de hogyan léphetünk tovább?
Mi az a megoldás, amit a csapatban mindenki egyszerűen használhat úgy, hogy a nyilvántartások ne ágazzanak el ezer és egy személyes tárhelyen, ahol a feladatok és adatok pontosan, valós időben követhetőek?
Táblák helyett listák
Ami mindenre kisujjból képes, az a Lists, a Microsoft CSP részeként.
A Lists használata nem nagy varázslat, egyszerűen átláthatóvá teszi a mindennapokat – segít a feladatok követésében, leltározásban, események szervezésben, mindezt mindig ugyanott elérhetően teszi.
Így nem fog soha több elhangozni a mondat: „hogy is hívták az a táblázatot, amelyikben…”
Az egy helyen kezelt munkafolyamatok mellett a Lists a változásokról értesítéseket is küld azoknak, akiknek tudniuk kell róluk, így nem sikkad el egy-egy fontos változtatás vagy frissítés, pláne azért nem, mert mondjuk egy új év vagy hónap, vagy egy új projekt kezdetekor az illetékes egy új táblázatot nyit, amit aztán elfelejt megosztani minden érintettel.
Persze magukról a táblázatokról nem kell lemondanunk, mert a letisztult grafikus felület táblázatos formában is pillanatok alatt megmutat minden információt.
Mindez ideális arra, ha mondjuk rendezvényt szervezünk, és a rengeteg különféle feladatot akarjuk egy helyen látni és kezelni, de ugyanígy ideális a toborzási folyamatok követéséhez, a szabadságok és más munkaügyi információk kezeléséhez.
A kisebb cégeknek pedig azzal nyújt igazi CRM-élményt anélkül, hogy feleslegesen egy ennél komolyabb szoftverbe kellene ruházni, hogy maguk az ügyfélszolgálati folyamatok is integrálhatóak vele, sőt, automatizálhatóak is.
Ilyenek lehetnek a hibajegyek, reklamációk, beérkező kérdések, amikről a felelősök azonnal értesítést kapnak, és nem csak egy erre nyitott ügyfélszolgálati inboxban porosodnak a levelek, hanem visszakövethető feladatok keletkeznek belőlük.
A Lists használata kényelmes is, mivel a Teams alkalmazásból is közvetlenül elérhető, így a Microsoft alkalmazási körén belül nincs szükség arra, hogy egyszerre több programot tartsunk nyitva – vagy tanuljunk meg kezelni.
A Lists a mindennapi munkát nem csak segíti, hanem természetes rutinná tesz olyan folyamatokat, amiknek csak a megszervezése és csapaton belüli kommunikációja korábban külön energiabefektetést igényelt, nem is beszélve a követésükről.
