Kisvállalkozásoknál és nagyvállalatoknál egyaránt általános, mindennapi probléma, hogy sok információ egyszerűen nincs kéznél. Nem számlázási adatokról vagy ügyféladatbázisról beszélünk, ennél sokkal egyszerűbb és hétköznapibb ügyekről.
Mondjuk, hogy az egyik ritkán használt szoftverben hogyan kell pár havonta beállítani ugyanazt. Hogy hol van egy tavalyi hirdetési kampány grafikai anyaga. Hogy legutóbb mit válaszoltunk, amikor az ügyfélszolgálatra pont ugyanez a kérdés érkezett be, mint most.
A megoldás persze általában az, hogy…
- X kollégánál (és nem férünk hozzá),
- a közös tárhelyen/szerveren (de fogalmunk sincs, hogy a Trónok Harca családfáira hajazó leágazások között pontosan hol), vagy
- X kolléga fejében (ami éppen Horvátországban található egy strandon).
2022-ben egészen botrányos, hogy ilyen problémák még léteznek, de az is igaz, hogy sok helyen még mindig megadnak fax-számot a névjegyen.
A felelősség ezért a lemaradásért 10-ből 9-szer nem a cégé/csapaté/vezetőé, hanem sokkal inkább a célszerszámként gyártott szoftverekkel van a gond. A legtöbb, információ és fájlmegosztásra, közös munkára tervezett alkalmazás ugyanis a fenti (és azokhoz hasonló száz másik) probléma közül általában egyet-kettőt old csak meg, a többire viszont megint csak újat kell keresnünk.
De csak akkor, ha nem ismerjük a SharePointot, ez ugyanis egyszerre oldja meg minden ilyen kihívásunkat.
Nem csak fájl, hanem tudásmegosztás
A SharePoint története mostanra több mint két évtizedre nyúlik vissza, és ennyi idő alatt bőven volt ideje minden éles sarkot lecsiszolni a Microsoft szakembereinek. Nem véletlen, hogy a felmérések szerint a Fortune 500 vállalatok több mint háromnegyede használja stabilan.
A funkciólistába ne ugorjunk most fejest, mert ez az írás nem használati útmutatónak készül. Ehelyett nézzünk meg inkább néhány olyan lehetőséget, ami a használatával egyszerre nyílik meg előttünk, ahelyett, hogy mindre külön szoftvert és alkalmazást kellene használnunk.
Megkönnyített onboarding
Ha új kolléga érkezik, nem kell olyan mentort mellé állítani, aki kattintásonként mutatja meg, hogy pontosan mit és hogyan kell csinálni. Ehelyett egyszerűen legyárthatunk előre általános, alapos útmutatókat, amit a SharePointban mindig és mindenhonnan elérnek az újak, és az alapján haladhatnak. És ha kérdésük volna? Egy wikiben gyűjthetjük a gyakran felmerülő kérdéseket és válaszokat, így minimalizálva az olyan eseteket, amik konkrét beavatkozást igényelnek.
Közös tudástár az ügyfélszolgálatnak
Az ügyfélszolgálathoz beérkező kérdések nagy része nem egyedi, hanem ismétlődő. Alapvetően jó módszer erre persze a gyakran ismétlődő kérdések összegyűjtése és megválaszolásuk a céges weboldalon, de ettől még ugyanúgy érkezni fognak a kérdések – és nem biztos, hogy az adott supportos kolléga mindig a birtokában lesz a pontos válasznak.
Ha viszont felépítünk egy közös tudástárat a SharePointon belül, akkor a válaszadás néhány pillanat csak, ami komolyan javítani tud az ügyfélélményen.
Egy helyen a marketingkampányok
Egy helyen gyűjthetjük könnyen hozzáférhetően, mindenki számára elérhetően a lefutott marketinges és értékesítési kampányok minden anyagát és tapasztalatát – így mindig tapasztalati alapon, pontos adatokkal felvértezve hozhatunk meg új döntéseket a legújabb kampányok kidolgozásához.
Tartalomnaptár a tartalommarketinghez
Egy helyen vezethetjük a terveket és tárolhatjuk az elkészült tartalmakat, akár párhuzamosan (kollaborációban) dolgozva azokon, így pontosan tartva az ütemtervet.
HR-es tudásbázis
A HR saját kis irodát rendezhet be a SharePointban, nyilvántartva szabadságokat, belső felméréseket, állásajánlat-sablonokat és minden mást.
Ötletek és javaslatok
Egy helyen gyűjthetünk javaslatokat a kollégáktól az egyes folyamatok észszerűbbé tételére, újításokra vagy éppen új kampányokra, itt kérhetünk és adhatunk visszajelzést, ahelyett, hogy egy ötletbödönt raknánk az iroda egyik sarkába.
Mindezt letisztult, webes felületen
De a SharePoint ezzel együtt nem egy egyszerű fájlmegosztó, nem is csak kollaborációra használható. A szoftver mindezt úgy képes megvalósítani, hogy konkrét, letisztult weboldalakat építhetünk fel, mindenfajta fejlesztői tudás nélkül, „összekattintva”, így a lehető legegyszerűbbé téve a napi használatot.
A SharePoint egy modern fájlszerver, ami nem csak segíti, hogy közös tudásbázist építsünk, hanem egyúttal a külvilággal is könnyedén kommunikáljunk vállalati szinten. A SharePoint rendszert hoz a külső és belső kommunikációba, és így az ügyfelek élményét épp úgy javítja, mint a csapat tagjaiét.
