A szervezetlenségnél minden jobb, gondolhatnánk. És igazunk is lenne, de van olyan típusú szervezés egy csapatnál, ami végül ugyanarra az eredményre visz: ütköző taskokhoz, meg nem beszélt projektelemekhez, párhuzamosságokhoz. A probléma pedig általában az, hogy mindenki szervez ugyan, csak épp mindenki máshogy.
Képzeljük el, hogy felveszünk egy új kollégát. Bemutatjuk a csapatnak, bemutatjuk, bevonjuk a futó feladatokba.
Adott, hogy az új kolléga megpróbálja majd a feladatait rendszerezni, hisz nem akar elcsúszni, szétesettnek tűnni.
Hogyan teszi ezt? Nyilván úgy, ahogy ő maga megszokta. Felírja a feladatokat – lehet, hogy post-it cetlikre, lehet, hogy valamilyen online projektmenedzsment alkalmazásba, vagy akár Excelbe.
De vajon mindezt hogyan egyezteti össze a többi csapattaggal? Főleg, ha ők is mind a saját megoldásaikat használják?
Hatékonyság vs. káosz
Ha a cég nem ad az alkalmazottak kezébe egy olyan, könnyen kezelhető megoldást, amivel mindenki nem csak a saját munkáját szervezheti meg, de rá is láthat arra, hogy az adott projektekben mit csinálnak a többiek, hogy milyen folyamatok zajlanak, hogy kitől kérhet segítséget, akkor mindenki a saját megoldásait kezdi alkalmazni.
Ezek persze nem kompatibilisek, a feladatokat elkezdik e-mail-ben vagy szóban megbeszélni, ami aztán elfelejtődik, elkeveredik, és külön meetingek kellenek csak ahhoz, hogy kibogozzuk, ki, min dolgozik.
A hatékony munka feltétele, hogy a munkaszervezésre céges policy legyen.
Ne legyenek illúzióink: egy adott ponton mindenki elkezd valamilyen task menedzsert használni. És ha erre nincs rálátásunk, és nem is segítünk a csapatnak összehangolódni, annak csakis káosz lehet a vége.
Planner és To-Do: ami összehangolja a csapatod
A fenti problémákon tehát az segít, ha egységesíted a feladatszervezést. És ezt a Microsoft 365-rendszerében könnyedén megteheted.
Az első lépés a To-Do bevezetése, amivel egyéni szinten rendszerezhetőek könnyedén az elvégzendő feladatok.
A kollégák az adott feladatokat feljegyezhetik, majd priorizálhatják, ütemezhetik és határidőket rendelhetnek hozzá – és ami a legfontosabb, ezeket másokkal is megoszthatják, ami már eleve javítja a csapatmunka hatékonyságát.
A nehézfegyver viszont a Planner.
Ezzel az eszközzel nem csak egy-egy feladatot vehetsz fel.
- Az egyes feladatokhoz checklistet rendelhetsz, így a részfeladatok is követhetőek.
- A feladatokhoz felelőst rendelhetünk, így mindenki pontosan tudja majd, mivel kihez kell fordulni.
- A csapat vezetője így könnyen átlátja a kapacitásokat, könnyebben tud delegálni, új feladatokat kiosztani anélkül, hogy leterhelne valakit, miközben más unatkozik.
- A feladatokról a Planner átlátható naptárat készít neked, így folyamatában is láthatod, ki, mikor és mit csinál.
Végül pedig: mindenről könnyen értelmezhető és esztétikus jelentéseket (riportokat) készíthetsz, így tisztában leszel az egyes feladatok készültségi szintjével, haladásával.
A To-Do és a Planner nagyon egyszerűen használható alkalmazások, akinek volt már dolga irodai szoftverekkel, pillanatok alatt képes lesz őket kezelni.
Épp ezért fontos, hogy ha van vállalati 365 előfizetésünk, minimum megpróbálkozzunk ezek bevezetésével.
Biztos, hogy ez a két eszköz lesz a tökéletes a projektjeinkhez? Nem – minden csapatnak eltérő igényei lehetnek. De jó eséllyel a napi munkát percek alatt könnyebbé tehetjük velük.
Kétség esetén pedig érdemes egy digitalizációs szakértővel beszélni, aki nem csak pontosan tudja, hogy az igények alapján mi lehet az ideális megoldás, de segít a könnyű betanulásban is. És így rögvest megszabadulhatunk az elmaradásoktól, ütközésektől és párhuzamosságoktól.
