fbpx

Ezért rendszerszintű a gond, ha 2 e-mailnél több egy meeting megszervezése

A legtöbb cégnél a digitalizáció nem ott akad el, hogy nincs rá igény vagy szándék, hanem hogy egyszerűen nem ismerik a pontos lehetőségeket. De egy cégvezetőnek ez nem is feladata – a cégvezetőnek a mindennapi működés, a fejlődés biztosítása a küldetése. Az, hogy az ezt lehetővé tévő megoldásokat bemutassuk, az pedig a miénk.

Az egyik legáltalánosabb probléma a meetingek, megbeszélések leszervezése. Bár a legjobb mindig az, ha visszakövethető minden kommunikáció, és így írásban történik, egy-egy komolyabb projekt megkezdéséhez vagy épp lezárásához sokszor elengedhetetlen, hogy megbeszélést szervezzünk.

Ez viszont jellemzően egy végeláthatatlan Re: re: re: re: re:… e-mail-folyamba torkollik, mire sikerült pontosan megállapodni az időpontról, ami minden résztvevőnek megfelel, a megfelelő szoftverről, ha online tartjuk, a pontos címről, a parkolásról, egyéb részletekről, ha offline.

Aztán a tíz résztvevőből valaki csak elnézni az időpontot, mert elfelejtette beírni a saját naptárába…

Ez vezet oda, hogy egy meeting megszervezése végül több időt vesz el mindenki életéből, mint az azon való részvétel, nem beszélve arról, mennyire nem hatékony, amikor ezekben az e-mail-folyamokban elbeszélünk egymás mellett.

Egy e-mailt megválaszolni sohasem “1 perc”

Aki dolgozott már csapatban, annak a “csak 1 perc” kifejezés valószínűleg az agyába égett. Elhangzik ez segítségkéréskor, amikor gyorsan kell egy e-mailt megválaszolni, vagy amikor be kell hívni valakit egy meetingre hogy gyorsan elmagyarázzon valamit.

Mindezzel az a gond, hogy kizökkent a saját ritmusunkból. Kutatások igazolták, hogy hiába “1 perc” valamit elintézni, ha ezzel kiesünk a “flow”-ból, akkor 20-30 perc, mire vissza tudunk helyezkedni a saját munkaritmusunkba. 

Sok ilyen kis megszakítással a hatékonyságunk észlelhetően csökken. Ezt érezzük is, stresszesebbek leszünk, ott motoszkál a “mi van már megint” érzés, miközben egyre nagyobb tempóra igyekszünk váltani a munkában – ami persze hibákhoz és még több stresszehez vezet.

A másik út persze, ha valaki szigorúan szabályozza, mikor foglalkozik a kapcsolattartással, e-mailezéssel. Tegyük fel, hogy reggel 9-10 és délután 4-5 között válaszol csak levelekre.

Ezzel viszont az a baj, hogy ha megbeszéléseket kell megszervezni, az ilyen rugalmatlan menetrend a fent már leírt problémák miatt napokat csúszhat…

A megoldás az, hogy fogjuk, és az egész folyamatot automatizáljuk onnantól kezdve, hogy a meeting igénye felmerül.

FindTime: szervezés a szervezési stressz nélkül

Erre való a FindTime. Egy egyszerű applikáció a Microsoft kínálatából, aminek a beüzemelése ennyiből áll:

  • Kiosztod a kollégáknak a megfelelő hozzáféréseket és linkeket, ezt egyszer kell megtenned. 
  • Beállítod az időpontokat, amikor te és az érintettek is ráérnek egy meetingre, akár a naptáraddal szinkronizálva – így nincsenek átfedések elfelejtett időpontok miatt. 
  • A résztvevőknek mindkét oldalon kiküldöd a levelet a lehetséges időpontokkal. 
  • Mindenki megkapja és megnyitja a levelet, “leszavaz” a neki alkalmas időpontokra, és kész is a meeting.

Ezzel mindent megspórolsz az első levél után. 

Mindezt nem kell megtanulni vagy megszokni, az egész folyamat, minden beállítás adja magát. Nem baj, ha korábban még online naptárat sem használtál, akkor is könnyen megy majd a kezelés. 

Így néz ki a mindennapokban a digitalizáció: nem feltétlenül hatalmas vállalásokkal és teljes váltással a megszokotthoz képest, hanem a mindennapi folyamatok kényelmesebbé tételével, és ahol lehet, automatizálásával. Kis lépésekkel.