fbpx

Egy szakember ne végezzen rutin feladatokat, avagy az automatizáció egyszerű

Egy szellemi munkát végző szakember ma már aligha bánkódik azon, hogy “robotok veszik el a munkáját”, sőt, aktívan keresi azokat a megoldásokat, amikkel a mindennapi időrabló rutinjait rábízhatja appokra, szkriptekre és szoftverekre. Egy 21. századi cégvezető pedig az ilyen megoldásokat készen tudja átadni az embereinek, kiiktatva mindazt a munkából, ami értéket nem teremt ugyan, de ami nélkül mégsem történne semmi. 

A McKinsey Intézet felmérései azt mutatják, hogy bár csak az emberek 5 százaléka dolgozik ma olyan munkakörben, amit teljesen automatizálni lehetne, ezzel együtt a munkakörök 60 százalékában átlagosan a feladatok egyharmadát már bátran a gépekre bízhatnánk. 

Ezek az ismétlődő, unalmas, napi taskok, feladatok. 

A gyakornoktól a vezérigazgatóig a munkatársak általában egy sor olyan rutin munkát végeznek nap mint nap, amihez nem kell szakértelem, képzettség, egyszerűen csak “Meg kell csinálni”.  

Vegyük csak az egyik legegyszerűbb példát: egy heti rendszerességű meeting leszervezése, ami viszont napon belül mozoghat attól függően, ki hogyan ér rá. Ilyenkor általában valaki hetente kiküld egy levelet, elkezdi begyűjteni a válaszokat, hogy kinek mikor jó az esemény, az egyeztetés után azt létrehozza, mindenkinek kiküldi a meghívókat, jó esetben még azt is figyeli, ezeket ki fogadja el. 

Ez egy olyan feladat, amiben emberi közbeavatkozásra valójában egyáltalán nincs szükség, feltéve, hogy a céges naptárakat mindenki megfelelően vezeti. 

A gép képes hetente kiküldeni a leveleket, figyelni a munkatársak naptárait, megtalálni az ideális időpontot, magától felvenni a meetinget, értesítéseket és emlékeztetőket kiküldeni. 

Ez valószínűleg órákat, havonta napokat, éves szinten felbecsülhetetlen mennyiségű értékes időt spórol mindenkinek, aki egyébiránt az értékteremtésen, és persze a profit előállításán dolgozhatna. 

Itt lép be az automatizációs célszerszám: a Power Automate. 

Power Automate: erő az automatizálásban

A Power Automate éppen ezeket a mindennapi feladatokat veszi ki gyengéden a kezünkből azzal, hogy könnyedén, bármiféle programozói tudás nélkül folyamatokat tervezhetünk rájuk, amik aztán automatikusan futnak, amíg másképp nem döntünk. 

A legegyszerűbb automatizmusokra egy jó példa, hogyan tehető maga az onboarding, egy új kolléga integrálása a csapatba könnyebbé. 

Power Automate-ben egy sor folyamatot építhetünk fel arra, hogy mi történjen, ha például az egyik céges csatornához új felhasználót adunk hozzá – akit ezután nem csak automatikusan köszönt a rendszer, de ki is oszt neki hozzáféréseket, elküldi neki az új csapattagoknak nélkülözhetetlen információkat, sőt, akár egy sor feladatot hoz létre neki, amiken keresztül kitapasztalhatja a céges munkamódszereket és rutinokat. 

Ezzel időt takarítunk meg mentoráltnak és mentornak is. 

De használhatjuk az olyan mindennapi folyamatok egyszerűbbé tételére is, mint a fájlok, információk megosztása.  

Mondjuk, hogy elkészül egy fontos dokumentáció – amit először el kell küldeni jóváhagyásra a megfelelő embereknek, megvárni a választ, jóváhagyás esetén elküldeni az ügyfélnek és így tovább.  

A Power Automate ezt megoldja annyival, hogy ha mondjuk egy adott tárhelyre bemásoljuk a fájlokat, máris elindítja a leveleket vagy figyelmeztetéseket, és még a visszaküldött reakciókat is figyeli. 

Attól még, hogy valamit meg kell csinálni, nem biztos, hogy meg kell csinálni. 

Ha lehet, inkább csak egyszer, aztán pedig hagyni, hadd működjön minden a maga rendjén, amíg mi és a kollégáink valódi értékteremtéssel foglalkozhatunk piszlicsáré adminisztrálás, fájlok másolása, e-mail-címek keresgélése, naptárbejegyzések létrehozása helyett.