Ahogy a céged növekszik, fejlődik és bővül, úgy válnak meghaladottá a kezdetekben használt megoldások. Eljön az idő, amikor már nem elég Excel-táblákban vezetni a számlákat, ingyenes to-do appokban a feladatokat, amikor saját mailcím után saját mailszerver is kell, mert akkora a forgalom. De a digitalizációs sohasem egy lépés, hanem egy szerteágazó ösvény. A kihívás megtalálni a cégednek a legjobb utat.
Egy vállalkozás, egy cég indulásakor aligha éri meg különféle modern hardverek és szoftverek sorát megvásárolni, ekkor ez még csak felesleges költség.
A fordulópont általában ott jön el, ahol a kezdetleges, ingyenes megoldások kényelmesből már maguk is költségessé válnak – amikor a feladatok már nem követhetőek jól a szerteágazó Trello-táblákon, amikor a levelezés már kaotikussá válik Gmailen, amikor a csapattagok már nem tudják, hogy a délutáni meeting épp Teams-en vagy Zoomon lesz, és egyáltalán kinek a naptárába lett felvezetve.
Ilyenkor általában célirányos keresés indul, hogy a cég megtalálja azt az egy megoldást, ami a legkisebb költséggel jár, és alkalmas annak az egy problémának a megoldására, amire az adott pillanatban szükség van.
Öröklött káosz vs. tudatos digitalizáció
Ezzel az egyébként természetes fejlődési folyamattal több probléma is adódik, rövid és hosszútávon egyaránt.
- A különféle, adott pillanatra választott megoldások sokszor nem teljesen kompatibilisek egymással. (Mondjuk a meetingekre következetesen Teams-et használunk, a felhőtárhelyhez G Suite-ot, a feladatok nyilvántartásához pedig Asanát. Az összehangolás nem lehetetlen, csak épp nehézkes – feleslegesen.
- Emellett általában tovább futnak a munkatársaknál vagy egész csapatoknál a legacy, vagyis öröklött megoldások. Az Asana mellett továbbra is vezetik a maguk feladatait privát naptárban, céges fájlokat a privát e-mail-címről küldenek csatolmányként és így tovább. Így aztán a legacy-ból shadow lesz, olyan megoldások, amik már biztonsági kockázatot is jelentenek.
- Amikor új szintlépésre van szükség, és mindezt össze kell hangolni, feleslegesen nagy teher a migráció – le kell cserélni egy sor addigra bevált megoldást, újra betanítani a kollégákat, átvinni az adatokat és így tovább.
Ez akkor kerülhető el, ha már az elején hosszú távra tervezünk, annak tudatában, hogy nem kell mindjárt egy nagyvállalati infrastruktúrát kiépítenünk – de ha oda jutunk, az sem okoz majd gondot
Skálázható digitalizáció: legózzuk össze, mi kell a cégnek
A fenti kihívásokra tehát az a megoldás, ha rendszerben gondolkodunk. Ilyen rendszerből sokat találunk a piacon, példának okáért a Microsoft 365 vállalati szolgáltatásait.
A kérdés az, hogyan találjuk meg az ideálisat? Ehhez egy sor szempontot figyelembe kell vennünk…
- Mi az, amit a céges büdzsé megenged?
- Milyen alkalmazásokat használtunk eddig?
- Ennyire volt ez hatékony?
- Mi az, amit a munkatársak maguk használnak, a céges infrastruktúrán kívül?
Mi az, ami a legkényelmesebb megoldás lenne, ami a legkevésbé bolygatja meg a mindennapi folyamatokat úgy, hogy a legnagyobb hasznot hozza.
Ezek nem feltétlenül egyszerű kérdések, a magválaszolásukhoz digitalizációs szakértőre is szükség lehet, legalább egy konzultáció erejéig. Ennek az az előnye, hogy akinek a digitalizáció nem mellékes probléma, hanem hivatás, az tisztában lesz a választási lehetőségekkel is. Térképe lesz az ösvényekhez, és túravezetőként bebiztosítja, hogy amikor a cég újabb és újabb szinteket lép, ne digitális bolyongás legyen a vége.
