Hány online megbeszélésed van egy átlagos héten? Egy, kettő, tíz? Hány szoftvert használsz ehhez? Mára nem, hogy szellemi munkát végző ember, de lassan gyerek se akad már, aki ne ismerné kívülről-belülről a Teams, Zoom, Meet és a többi online meetinges appot – de kevesen vannak azok, akik valóban ki is használják, amire képesek. Mert a Teams például nem egy egyszerű meeting-szoftver, hanem olyasmi, ami a teljes csapatmunkát könnyíti meg.
A gördülékeny csapatmunka alapja nem az, hogy mindenkivel mindig kommunikálni tudj. Sőt: igazából a gördülékeny csapatmunka akkor tud megvalósulni, ha nem kell kommunikálnod ahhoz, hogy létfontosságú információkat, amiket már átbeszéltetek, megszerezz a kollégáktól vagy akár ügyféltől.
Ha általánosítunk egy keveset, márpedig most erre készülünk, kétféle szakembertípus létezik. Az egyik hajlamos minden felmerülő kis részletkérdésnél azonnal a telefon után nyúlni, és személyes kontakt útján kinyomozni gyorsan a választ.
A másikuk az, akinek a telefonja egész nap le van halkítva, de ha véletlenül mégis megcsörren, inkább az ablakon dobja ki.
Kettejük között nyilvánvalóan magasodik egy információs betonfal.
Ezt a falat egyféleképpen bonthatjuk csak le: ha nincs szükség arra, hogy folyamatos kapcsolatban legyenek, hanem minden információ egy helyen fellelhetően, visszakereshetően megvan.
Fontos az „egy helyen” kitétel, ugyanis az első említett típus jellemzően azért telefonál inkább, mert nem tudja, és nem is akar nekiállni kideríteni, hogy amire szüksége van, az most épp a felhőtárhelyen, a todo listában, a levelezésben vagy egy táblázatban fellelni.
Ezt a problémát például feloldja, ha csak a Teamset kell használnia.
„Hogy fogok én munkát szervezni egy videóhívásban?”
Sehogy, nyilvánvalóan, de itt kanyarodunk rá arra, hogy a legtöbben nem ismerik a Teams funkcionalitását.
A Teamsben nem egyszerűen csak videóhívásokat indíthatsz, hanem csatornákat hozhatsz létre, feladatszervező füleket, mappákat és almappákat. Automatikus értesítéseket állíthatsz be, feladatokat oszthatsz emberekre és így tovább.
Ha nem is használsz más Microsoft alkalmazást, csak a Teamsen belül meg tudod oldani a legtöbb szervezéssel, kommunikációval, sőt, ügyfélkapcsolattartással kapcsolatos teendőt.
A csapat viszont csak akkor fog olajozottan működni, ha mindezeket a funkciókat nem csak aktívan, hanem értően is használják.
Itt jön viszont a következő nehézség: a már említett archetípusok megszelídítése. A csapat minden tagját meg kell tanítani arra, hogy ha együtt dolgoznak, akkor ezt az adott környezeten belül tegyék – legyen az Teams, vagy bármi más. Hogy ne használjanak eltérő, nem kompatibilis, saját eszközöket, alkalmazásokat, mert abból csak káosz lesz. Meg persze shadow IT, amiről már korábban írtunk bővebben.
Nem kérdés az, hogy a csapatod képes lesz használni a Teamset, mert nem egy bonyolult eszköz. Vannak persze haladó trükkjei, de nem mindegyiküknek kell azt tudnia, hogyan hozol létre egy komplex “munkarendelőt” , elég ha ki tudják tölteni.
Ami sokkal fontosabb, az a mindset: hogy szokássá váljon, hogy a telefon helyett megjelölik a kollégát vagy ügyfelet a megfelelő csatornán. Hogy egy dokumentumot nem e-mailben küldenek át, Drive-os linkkel, hanem a Teams megfelelő mappájába töltik fel. Hogy amikor egy taskot lezárnak, akkor a Teamsben is rögtön átállítsák azt, és így a következő felelős megkapja az automatikus értesítést.
Lehet, hogy egy ilyen szokásrendszer kialakításához tréning, oktatás kell. Nehéz vagy hosszadalmas semmiképpen nem lesz, és lehet az is, hogy csapaton belül is meg tudjátok oldani.
Csak az a fontos, hogy valóban meg is oldjátok: mert hiába adott egy jó eszköz, amit még akár jól használni is tudsz, ha nem beépült rutin, hogy használd is.
