Amit az angol szakirodalom „bottleneck” néven emleget, az üzleti folyamataink összességének az a pontja, ahol a lehetőségek egyszer csak beszűkülnek, mintha egy autópálya forgalmát hirtelen földútra terelnénk. Természetes és általános, hogy akadnak ilyen szűkületek minden cégnél – de nem szükségszerű. Megtalálni őket viszont nem mindig olyan könnyű, mint hinnénk.
Egészen biztos vagyok benne, hogy minden egyes vállalkozó, cégvezető és munkavállaló szinte azonnal tud példát mondani korábbi tapasztalatból hasonló, nem ideálisan szervezett folyamatokra.
Én magam például egyszer kívülről végignéztem, ahogy 6 év alatt egy kreatív ügynökség „felnő”, a kezdeti három emberből húszfősre bővül a csapat, százszorosára az ügyfélszám, ahogy újabb és újabb üzletágak bukkannak fel a portfólióban.
A konkrét munkát a végére egy 10-15 fős, állandó belsős és alkalmi külsős kollégákból álló, nagyon változatos csapat végezte, havi szinten több mint száz ügyfélnek szolgáltatva.
Döbbenetes módon viszont az operatív munkát még ekkor is ugyanúgy egyetlen személy végezte, mint amikor a cég elindult. Egy ember volt a felelős azért, hogy kapcsolatot tartson a kollégákkal, ügyfelekkel, hogy szerződéseket írasson alá, sőt akár írjon, hogy a számlázással, fizetésekkel, határidőkkel foglalkozzon. Mindenhez lényegében csak az Excel állt rendelkezésére.
Egy idő után az operatív poszton már félévente cserélődtek a rekordsebességgel kiégő áldozatok.
Ez egy látványos bottleneck, amit külső szemlélőként pillanatok alatt felismerhetünk, és a megoldása sem különösebben bonyolult – általában csak meg kell győzni arról a cég vezetését, hogy igen, olyan munkakörökre is áldozni kell forrásokat, amik nem közvetlenül termelnek profitot, nélkülük viszont egyszerűen lehetetlen profitot termelni.
Nem minden szűk keresztmetszet ilyen nyilvánvaló.
Szoftverkörnyezetből szoftverdzsungelbe
A kevésbé szembetűnő példák sokszor a nagyon egyszerű, szó szerint mindennapi rutinfeladatokban bújnak meg. Például…
- Ha a feladatokat nem szoftveresen vezetik a kollégák, hanem (elvesző, elkallódó) post-it cetliken.
- Ha a belső kommunikációra nincs közös platform, így, ha valaki épp nem veszi fel a telefont, nem aktív Messengeren vagy mondjuk elhúzódik az ebédszünete, akkor egyszerűen nem érik el fontos kérdések, információk.
- Ha a fontos levelek kipostázásával egyetlen kolléga van megbízva, aki ezekkel folyton a postára szaladgál, miközben ezeknek a száma már heti több százra rúg.
- Nincs közös naptár, így a csapat fele nem tudja, hogy mikor vannak adott rendezvények, tréningek, megbeszélések, és emiatt hívogatni kell egymást vagy újabb és újabb levélfolyamokat indítani.
- Vezetékes telefonokat használnak a kollégák, amin nem látják például, ha vonalban vannak, ki hívja őket, kit kellene visszahívni. (Igen, 2022-ben ez még mindig egy létező probléma.)
Egy utolsó példa, ez már inkább a helytelen folyamatokra, sőt mindsetre. Képzeljünk el egy céget, ami két, egymáshoz csatlakozó irodában működik. A kettő között egy terasz és 10 méter távolság van. Az egyes számú irodában az ügyvezető kimegy a teraszra, de előtte még visszaszól az asszisztensének, hogy hívja fel a kettes irodában (10 méterre) dolgozó adminisztratív kollégát, hogy az szóljon a mellette ülő újabb kollégának, hogy menjen ki a teraszra (ami, ismételten, 10 méterre van, és amire mindkét iroda nyílik).
Igen, ez egy száz százalékig valós, megtörtént eset, nem egészen két évvel ezelőtti jelenet. Ha ez nem mindset-beli szűk keresztmetszet, akkor semmi.
Sok hasonló akadályt belülről akkor sem könnyű észrevenni, ha utólag már fájóan nyilvánvaló, gyakran épp a mindset miatt. Mert „mindig úgy volt”, és „működik”, akkor minek piszkálni, ne javítsuk meg, ami nem tört el. Hogy nem működik jól, az egy másik kérdés.
De ha egy cég fejlődni akar, az ilyen torlódásgócokat muszáj felszámolni. Különben megfojtanak.
A Smartmind csapatával a hasonló tüneteket már rutinosan kezeljük, mert alig akad olyan ügyfelünk, partnerünk, akivel egy kicsit is mélyebb közös munka során ne tudnánk beazonosítani hasonló pontokat. Épp ezért nálunk elsődleges, hogy a közös munka egyik első lépéseként ezekre felhívjuk a figyelmet.
